Холиварофорум

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Важный момент — не врать себе при составлении списков: честно писать всё и называть именно теми словами, которые описывают требуемый процесс.

Да, это важно: правильно сформулировать задачу - половина дела, про это еще Аллен писал.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Субъективная матрица Эйзенхауэра, или почему Автофокус не работает

Автофокус на той неделе начал сложную для меня тему: приоритеты.

Засада приоритетов в том, что их можно расставить либо объективно, но медленно, либо быстро, но интуитивно. Я сейчас ищу способ быстро проставить хоть сколько-нибудь объективные приоритеты либо безболезненно обойтись без них, но пока что бьюсь головой о стенку.

Автофокус как способ обработки входящих прекрасен. Как система планирования он здорово провисает из-за интуитивного отбора задач. Но если не интуитивно, то как?

▼Нематрица Недуайта Неэйзенхауэра⬍

Матрицу видели все. Вот на всякий случай красивая картинка по первой же гуглоссылке:

Матрица подкупает простотой и ясностью. Вот бери и делай! В Google Store полно планировщиков, заточенных как раз под эти четыре квадранта. Но есть нюанс...

Для тех, кто не хочет жевать дважды пережеванную жвачку третий раз, вот ссылки на статью Сергея Калинина «Матрица Эйзенхауэра — просто или сложно?» и на ее разбор Дмитрием Литваком.

Калинин: http://s-kalinin.blogspot.com/2017/11/blog-post.html
Литвак: https://www.youtube.com/watch?v=-yMsUfrOUjA

Что я вынесла из этой статьи:

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов опасна размытостью понятий «важно» и «срочно». Если на уровне организации при профессиональном управлении проектами эти понятия определяются объективно и могут быть выражены в числовом эквиваленте, то на уровне личного управления задачами матрица становится субъективной и интуитивной. В результате любой инструмент, использующий интуитивное определение важности и срочности (в том числе матрица и описанный раньше автофокус), рискует вляпаться в ловушку дефицитарного мышления.

Объективные определения важности и срочности:

Важность определяется стратегией. Это степень вклада в поставленную цель. Важность задачи нельзя определить, если не определена цель.
___ПРИМЕР: Цель — подвести к огороду воду для полива. Стратегия: выкопать канаву от пруда. Задача: сломать забор соседа, который мешает копать канаву. Критическая задача, которая на 100% завершает подготовительный этап проекта. После нее проект будет готов на 30%.

Срочность — дельта между временем до дедлайна и трудоемкостью задачи. Срочность неактуальна для задач без дедлайна.
___ПРИМЕР: Сосед приедет на дачу через 5 дней. К его возвращению канава должна быть выкопана. Длина канавы — 20 метров. Я копаю со скоростью 5 метров в день. Начать копать надо не позже, чем завтра, значит, забор сломать надо сегодня.

Калинин настаивает на внешней заданности цели и дедлайна и пеняет за это Стивену Кови. Кови, который по жизни топит за проактивность, определяет важность как вклад в лично поставленные цели. Мне кажется, тут «внешние» и «внутренние» цели можно объединить, если разделить для себя роли Стратега, Тактика и Исполнителя. Внутренние цели ставит Стратег. Тактик принимает на вход и внутренние, и внешние цели — и организует их для исполнения. Исполнитель смотрит в план — и вкалывает по плану, не задавая вопросов.

На бумаге гладко. Проблема возникает, если наложить на эту бумагу низкую осознанность (Стратег пинает балду, внутренних целей и ценностей в явном виде нет) и дефицит ресурсов на фоне стресса. Стресс и низкий ресурс, кстати, осознанности не способствуют и вообще здорово сокращают горизонт планирования. Бездомный планирует максимум на день. Загнанная домохозяйка — на неделю. Оценить срочность и важность дела вне этого горизонта практически невозможно.

В итоге возникает субъективная матрица Эйзенхауэра.

Важность — субъективный шанс справиться с задачей (желательно не выходя за зону комфорта). По сути, страх неудачи.
Срочность — степень тревожности, которую вызывает задача.

Важно, что оба критерия субъективны. Возможно, если взяться за задачу, откладываемую месяцами, ее можно будет решить за 15 минут, но мозг этого не знает.

В результате есть опасность, что из списка дел мы в первую очередь будем отбирать не то, что объективно важно и срочно, а то, что не вызывает тревоги и страха облажаться. Как в «Дне радио»: с Минобороны мы ничего сделать не можем, а пуговицу найти можем. Значит, ищем пуговицу. Дела, вызывающие тревогу, будут откладываться до последнего, а если к этому делу еще и подступиться страшно, то кранты. Мозг будет делать все, чтобы его не замечать.

___ПРИМЕР: Одна моя знакомая уже несколько лет жалуется, что не может найти хорошую работу, потому что не знает английского. Важен для нее английский? Еще как, разница в зарплате может быть раза в полтора. Срочная задача? Срочная: после 45 английский для нее погоды уже делать не будет, значит, искать работу надо хотя бы в 43, значит, у нее года три, чтобы выучить английский с нуля. У нее есть ресурсы, чтобы начать лежать в этом направлении? Вполне: и времени, и сил, и денег хватит. Но английский годами лежит под ковром – там же, где здоровое питание и поиски квартиры поближе к работе.

Что делать с искажением приоритетной матрицы? Калинин четкого ответа не дает, советует только его учитывать. У меня есть пара соображений, с которыми я пока повременю.

Может, вы что предложите?

Отредактировано (2020-07-15 13:30:55)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

, что из списка дел мы в первую очередь будем отбирать не то, что объективно важно и срочно, а то, что не вызывает тревоги и страха облажаться

this
у меня теоретического ответа "что делать" нет, на практике (когда моя работа перешла на новые технологии и я прокрастинировала над ними по месяцу над каждой задачей) мне сильно помогла психотерапия

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Срочная задача? Срочная: после 45 английский погоды уже делать не будет

Почему?
После 45 инглиш роляет даже больше, чем до 45-ти.
Вообще этого критерия срочности не понял. Найти работу до 45, потому что потом будет труднее - это еще да. Но утверждение что после 45-ти английский уже ничего не значит - неверное. Конкретно мою знакомую после 45 не взяли на работу из-за отсутствия хотя бы базового инглиша (врать она не стала и учить срочно - тоже), хотя с ним взяли бы и работа была нужна.
Крч, инглиш после 45-ти конкурентное преимущество. Так же, как и до 45-ти.

Отредактировано (2020-07-15 13:10:53)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Анон, ты критерий срочности не понял или с примером не согласен? Про пример я спорить не буду, предложи свой. Насчет бреда - пожалуйста, выбирай выражения.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Не согласен с примером. Поправил фразу, сорри, если задело.
Но согласись, если подруге надо поменять работу до 45 и есть три года на изучение английского (из-за этого), то это среднесрочная задача (3-5 лет горизонт среднесрочного планирования). Или, если надо переехать через год в англоязычную страну и выучить/сдать экзамен для этого - то срочная (год или меньше - горизонт срочного планирования).
Но в любом случае "после 45-ти инглиш не роляет" - несколько абстрактное и эйджистское высказывание, ты так не считаешь?

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Оставляя в покое мой эйджизм - заметь, что понятие срочности опять поехало. В рамках матрицы о горизонтах срочного, среднесрочного и долгосрочного планирования речь не идет, там два значения: "срочно/несрочно". И если проект займет три года и дедлайн через три года - то таки срочно и откладывать не надо.

Отредактировано (2020-07-15 13:27:48)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Еще раз попробую. Матрица Эйзенхауэра позиционируется не как инструмент планирования, а как инструмент расстановки приоритетов, я не права?

И в примере с английским важно расхождение объективных критериев, влияющих на приоритет (возможность поднять доход на сумму, превышающую стоимость обучения, временные ограничения - с учетом времени на достижение цели, возраста, общей квалификации и набора возможных должностей) и субъективных, из-за которых подсознание отправляет задачу в игнор.

Кстати, отложенный результат и большой горизонт планирования - сразу повод игнорить цель, если она неприятная. Прямо сейчас по башке не бьет - авось как-нибудь обойдется.

Я не в белом пальто постоять сейчас, а про искажение, которое всем свойственно и которое надо учитывать при личном планировании.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Я бы эту задачу изучения языка ставил бы в важные, но не срочные, и бил на тысячу кусков с постановкой первой дюжины в срочные и важные.
Именно из-за искажения, потому что мозг "три года" = "срочно" не воспринимает. А вот задачу "сегодня выучить 10 новых слов и спряжение 1 глагола" - как срочную понимает.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Да, как вариант. Только сначала ее надо поставить, эту задачу.

Я тут за обедом сформулировала. Мы - отчасти из-за языковой синонимии - путаем срочность как горизонт планирования и расстояние до дедлайна и срочность как стоимость откладывания. Чтобы родить в январе, надо беременеть в марте, хотя до января еще почти год.

Нам сложно уложить в голове ровно это: что задача может быть срочной, даже если дедлайн не завтра. Что худеть, учить язык, повышать квалификацию, копить на старость надо начинать сейчас, потом будет либо поздно, либо дороже, либо результат отложится.

А мозгу - быстрому мозгу - я бы не доверяла. Он и на 10 слов со спряжением плюнет как нефиг делать, если ему Стратег по амигдале не настучит.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Приоритеты: срочность

На той неделе уезжала — и две недели ломала голову над матрицей Эйзенхауэра и тем, как сделать расстановку приоритетов одновременно объективной и быстрой. Блин, это сложно! Проще раскидать задачки интуитивно без всяких приоритетов... а через 10 лет удивиться, что долгосрочные цели так и не достигнуты.

И вот кстати о долгосрочных целях. Хочу начать с понятия срочности.

Проблема в том, что в личном тайм-менеджменте нет жесткой терминологии. Все всё называют как придется, в результате у одних и тех же вещей куча разных названий, а одно слово может обозначать разные вещи. Литвак вот ругался, что нонеча «чек-листом» обзывают что попало, но только не то, что надо бы. А я поругаюсь на слово «срочный».

С одной стороны, «срочный» значит «неотложный» (срочный звонок).  С другой — «с установленным сроком/дедлайном» (срочная служба). Отсюда понятия «краткосрочных» и «долгосрочных» проектов — по степени удаленности дедлайна. Путаница усугубляется еще и тем, что в быту мы часто оцениваем именно срочность-неотложность по времени до дедлайна. До дедлайна три года — задача несрочная. Дедлайн завтра — срочная. Это просто, но неправильно.

Сергей Калинин, который писал про субъективную матрицу, определяет срочность как дельту между временем до дедлайна и трудоемкостью задачи. Сарай надо построить к следующему месяцу, а стройка займет 20 дней. Получаем «люфт» в 10 дней — вот она срочность. Но в таком виде срочность — это континуальный параметр, его в матрицу не подставишь. При бытовом планировании проще оперировать дискретным: «срочно/несрочно».

Для меня срочность — это цена откладывания начала дела на следующий отрезок планирования.

Это ответ на вопрос, могу ли я безболезненно начать работу:
- на этой неделе, но не сегодня;
- в этом квартале, но не на этой неделе;
- в этом году, но не в этом квартале;
- в ближайшие 3 года, но не в этом году
- в ближайшие 10 лет, но не в ближайшие 3.
Если ответ «да», то задача несрочная. Если «нет» — срочная.

В этом случае задача «купить бутылку вина к выходным» может быть несрочной, потому что сейчас только среда, а «выучить английский к сорока» — срочной, потому что английский еще год (а то и квартал) не подождет.
«К выходным» и «к сорока» тут дедлайны. В случае с вином мы планируем в рамках недели и задачу можно откладывать вплоть до утра субботы, так что в среду она несрочная, хотя до дедлайна всего 3 дня. «Люфт» срочности тут практически 70 часов, потому что трудоемкость задачи — не больше часа. В случае с английским мы планируем на уровне года-трех, трудоемкость задачи — несколько лет, так что откладывать начало нельзя. Если английский декомпонировать на более простые задачи, то задачи «прогуглить языковые курсы» и «спросить Машку, сколько стоит ее репетитор» уже вполне люфтят в рамках недели.

Отсюда: срочность нерелевантна без дедлайна и текущего отрезка планирования (размерности). Отсюда же, срочность нерелевантна для дел, жестко привязанных ко времени: их нельзя отложить. Кстати, этим можно воспользоваться для повторяющихся дел вроде мойки посуды, стирки и прочего: закрепить их в расписании и не напрягать голову оценкой срочности.

Мне удобно для срочности ввести «светофорную» градацию:
Красная — откладывание равно запарыванию проекта. Кто не успел, тот опоздал.
Желтая — отложить можно, но это отложит получение результата, либо потом придется потратить больше сил. Завтра дороже.
Зеленая — можно совершенно спокойно отложить, делаем, если останутся время и ресурсы. Подождет ваша куча.

При этом у привязанных ко времени дел и у повторяющихся дел из категории обслуживания (репродуктивный труд) приоритет тоже есть, но от срочности от не зависит. Их раскидываем по светофору заранее, и не по срочности, а по важности.

О которой —на той неделе.

ИТОГО:

- Срочность — это не «когда сдавать», а «когда начинать». Помимо дедлайна она должна учитывать еще и трудоемкость задачи.
- Быстрый вопрос, который позволит определить срочность: «Можно ли начать работу не сейчас, а завтра/на той неделе/в том квартале/через год?».
- Для задач без дедлайна и для задач, жестко привязанных ко времени, срочность нерелевантна.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

срочность нерелевантна для дел, жестко привязанных ко времени: их нельзя отложить

О. Вот это ценная мысль, анон.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Длинно про важность

Сегодня начну про сложное, про важность.

Начну, потому что я стараюсь умещать посты в 500 слов, а тут написать коротко не получилось.

▼Скрытый текст⬍

Если срочность нерелевантна без временных координат, то важность возникает в координатах ценностей. Если ценностей нет или они не осознаются, то обычно получается фигня: наружу заявляются конвенциональные ценности, а на самом деле человек руководствуется своей внутренней полуосознанной хтонью.

— Человек может заявлять как ценность финансовую независимость, но сидеть на пособии, на шее у близких, перебиваться случайными заработками. Потому что в его бессознательной системе ценностей получать деньги за "просто так" престижнее, чем зарабатывать их своим трудом.
— Человек может заявлять как ценность здоровье — и при этом пить, курить, забивать на хронические болячки, объедаться сахаром и дедлайнить по ночам, потому что сиюминутное удовольствие и ощущение себя неоценимым сотрудником стоит выше, чем диабет и жировой гепатоз когда-нибудь потом.
— Человек может заявлять как ценность гармонию в семье и при этом утаскивать окружающих в паутину созависимости, потому что сладкое ощущение себя жертвой треугольнике Карпмана важнее и понятнее какой-то там гармонии.

1. Про ценности

Если не подглядывать в классику тайм-менеджмента, а прикинуть на пальцах, то ценности примерно соответствуют "сферам жизни", для которых любят рисовать красивые колеса баланса.

Не буду приводить конкретные примеры, но по ссылке в Google их полно, очень узнаваемых:

https://bit.ly/2D4XsOI

Проблема в том, что колесо на картинке врет. Во-первых, ценности неравноправны: одни достаточно поддерживать на плаву, а другие определяют направление роста и уровень счастья. Во-вторых, в такие колеса любят вписывать как раз конвенциональные вещи: здоровье, детей, карьеру, духовность, а не то, на что душа отзывается.

Есть способы выявить свои ценности, но это уже уход в психологию. Кратко и дельно про поиск пишет тот же Калинин (https://bit.ly/2XgJqjM). Я ограничусь вот чем: без честности с собой, без понимания ценностей тайм-менеджмент будет работать вхолостую. Человек будет эффективно реализовывать не свои ценности, а мамины, начальника, мужа, а к старости начнет поедом есть окружающих, пытаясь отгрызть у них кусочек просранного смысла жизни.

А я говорила, что важность — это сложно.

2. Про системы ценностей

Мы живем в социуме, выполняем разные роли (привет, Стивен Кови). Значит, при выполнении задач считаемся не только со своими приоритетами.

— Если я ставлю цель "Вылечить больной зуб", то она затрагивает в первую очередь мою систему ценностей (например, здоровье, безопасность, отношения с партнером, самореализация, финансовая независимость). Реализация этих ценностей делает мою жизнь успешной, потому что я так решила.

— При этом, если я живу не одна, то помимо моих ценностей есть еще и ценности семьи. Хорошо если "здоровье и безопасность всех членов семьи" там на высоком месте, но может так случиться, что "внешнее благополучие" перевешивает, поэтому мы тратим деньги не на мой зуб, а на новый телефон для дочери.

— Если как сотрудник компании я выполняю рабочую задачу, то при ее выполнении я руководствуюсь ценностями компании (лояльность крупных клиентов, привлечение новых клиентов, экологичность производства и пр.). Хорошо, если менеджмент озаботился донести приоритеты компании до сотрудников, принимающих решения на рабочем месте.

— Если я как фрилансер взяла заказ, то я реализую свои ценности: жажду наживы и профессионального роста, например. Но при работе над заказом я член проектной группы и следую ее приоритетам. И я могу быть какой угодно перфекционисткой, но если у заказчика "быстро" приоритетнее, чем "хорошо", то сделать работу в срок для меня должно быть важнее, чем вылизать ее до идеала.

Итого. Важность цели зависит от системы ценностей, причем эта система совершенно не обязательно ваша личная.

Продолжение следует.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Опа, интересный бзблг!
Спасибо.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Опа, интересный бзблг!
Спасибо.

Спасибо, анончик, заходи по вторникам

Отредактировано (2020-08-05 21:54:21)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Спасибо, анончик, заходи по вторникам

Гура тайменыжмынта

Ты и правда гуру, анон, я только сейчас осознал про вторники.
другой анон

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

А, таки, почему по вторникам?

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

По вторникам (потому что в выходные лень, а понедельник - день тяжелый)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Опять про важность: кто в Колумбы крайний?

Продолжение про важность.

С одной стороны, важность зависит от системы ценностей.
С другой стороны, Калинин, вон, пишет, что важность — это степень вклада задачи в проект (в цель, заданную рамками надсистемы, внутри которой мы работаем). Ну, логично: если мы  ставим цель сами и работаем в рамках своей системы ценностей, то важность в конечном итоге определяем мы. Если мы работаем на заказчика или в группе, то важность может вообще идти в разрез с нашими ценностями — и это надо учитывать.

А у меня другой вопрос. Получается, важность есть только у задачи в рамках проекта (поставленной цели)? А у самого проекта важность есть? Ну явно же есть. Но получается, что важность задачи внутри проекта мы меряем довольно легко: какова цена отмены: провалим проект, получим результат хуже/медленнее/дороже, потеряем дополнительные плюшки — или можно и забить? А с проектом надо погружаться в ценности — штуки довольно абстрактные. Измерять, например, дельту между «результат получен» и «результат не получен» — причем хорошо бы в перспективе. Например, не-повышение квалификации в масштабе квартала-года дает экономию ресурсов и времени и сохранение качества жизни, а в масштабе 3-5-10 лет — даст проседание в зарплате, шансах, самооценке. Сложно, и я об это билась головой почти месяц. А на днях совершила открытие. Кто тут, к примеру, в Колумбы последний? Никого? Так я первая буду.

Я изобрела велосипед. Он называется «надпроект». Это такая штука между ценностями и проектами.

▼Скрытый текст⬍

Ценностей у человека/группы немного. Вряд ли больше 10, а вообще 4-6 штук. Они формируются отчасти из наших детских комплексов, отчасти из социализации. Это, например, хорошие отношения в семье, ощущение безопасности и контроля, рост и самовыражение, финансовая независимость и определенный уровень качества жизни. У каждого свое и у каждого свой приоритет.

Но ценности не висят в воздухе, они так или иначе реализуются в наших действиях и не-действиях. Например, реализуя ценность «здоровье», я могу оперативно лечить острые болячки, контролировать хронику, регулярно наблюдаться у врачей, вести здоровый образ жизни. Реализуя ценность «деньги», я ищу работу с высокой зарплатой, подрабатываю, веду учет расходов, сдаю квартиру, получаю пенсию/пособие/алименты, инвестирую, вкладываюсь в МММ, играю в казино (а кто сказал, что мои действия обязательно умные?).

И тогда, если взять проект «Записаться к стоматологу и пролечить кариес», то мы про него можем сказать: «Это я так оперативно лечу возникшие болячки». И вот это «Это я так...» — это и есть надпроект. Я веду блог — это я так самовыражаюсь и работаю над стилем. Может, потом сюда добавится еще и надпроект «это я так зарабатываю деньги» или «это я так служу человечеству» — посмотрим.

Тогда что получается. Берем проект как часть надпроекта и смотрим цену отмены. Что будет, если не браться?
- Приоритет 1: надпроект схлопнется. Это критический или единственный проект надпроекта. Если я не пойду к стоматологу, то я запущу свои зубы, а для меня важно (ценно) следить за здоровьем.
- Приоритет 2: надпроект сузится. Будет давать меньше ресурсов и плюшек, подбрасывать меньше шансов. Можно не брать подработку, но у меня будет меньше денег, я не освою новую программу и снижу свою репутацию у постоянного заказчика.
- Приоритет 3: потеряю шанс расширить «струю» надпроекта: новый источник дохода, новый рабочий навык, новое знакомство.

Опять же, тут все-таки надо смотреть дельту. Если в одном случае есть риск потерять сто долларов, а в другом — нехилый шанс заработать тысячу, то второй может быть и приоритетнее. Но мне кажется, стало понятнее.

Важность задачи измеряем по проекту. Что будет, если забить?
- Приоритет 1: провал проекта. Не запишусь к стоматологу — не попаду на прием, не вылечу зуб.
- Приоритет 2: результат хуже/позже/дороже. Не выделю 15 минут, чтобы правильно настроить рабочую программу — потрачу больше времени и нервов.
- Приоритет 3: потеряю побочные плюшки. Поход к стоматологу — повод написать в фейсбучек жалестный пост и собрать поглаживания от друзей.

В принципе этого понимания на пальцах вполне хватает, чтобы определиться с приоритетами. Но для сложных случаев и для зануд вот табличка, которая перемножает «светофор» проекта на «светофор» задачи:

1х1 дает 1.
2х2, 1х2 и 2х2 дают 2.
Все тройки дают 3.

Итого: важность — это цена отмены. Для задачи — относительно проекта, а для проекта — относительно надпроекта. И прежде чем определять важность проекта, стоит спросить себя: это я так... что?

На следующей неделе попробую подытожить все написанное и написать про приоритеты и Большой Разрыв. Кто читал/смотрел/слушал Литвака, тот поймет.

Окончание (надеюсь!) следует.

Отредактировано (2020-08-11 12:57:39)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Приоритеты и Большой Разрыв

Соскучились? Да щаз. Но я продолжу про приоритеты, а точнее про Большой Разрыв.

▼Скрытый текст⬍

Планирование (трансформация потока мыслей в список конкретных дел) делится на два неравных по масштабам блока: стратегический и тактический.
Стратегическому блоку на вход подаются входящие и цели, а на выход он подает список проектов и задач к ним, ранжированный по приоритету: важности, срочности и вот этому всему. Мы идем от потребности к проекту, а от проекта — к элементарному действию. Список задач поступает на вход тактическому блоку, задача которого — привязать конкретные действия к конкретным отрезкам на временной шкале. Стратегический блок определяет, ЧТО мы делаем, а тактический — КОГДА.

Стратегический блок заставляет думать, но, к счастью, при правильной организации включать его нужно нечасто. Тактический блок максимально прижат к реальности и конкретным действиям, поэтому Тактик просыпается куда чаще Стратега. Если Тактик при этом будет заморачиваться стратегическими делами: проектами, важностью, срочностью и прочим — то он перегрузит систему и мы слетим с катушек. Отсюда – Правило Большого Разрыва, описанное Дмитрием Литваком, например, вот тут (https://youtu.be/_IM-Z1_c9go?t=6108). Вот оно:

Пул задач (стратегический блок) создаем в одном инструменте, а расписание  на неделю/день (тактический блок) – в другом. Вплоть до тандема «электронка — бумага» и переноса дел руками. Это нужно, чтобы максимально отделить Тактика от стратегических параметров и задач: Тактик должен оперировать только списком дел и их трудоемкостью.

Если все дела отобраны и ранжированы Стратегом, задача Тактика упрощается: он берет дела и размещает их на временной сетке, руководствуясь простыми эвристиками. Какими — уже вопрос как лично вам удобно с учетом циркадного ритма, повестки, самочувствия и прочего. Например:
- Поровну дел по разным надпроектам.
- Один день один проект, другой — другой.
- Сначала «лягушка».
- Сначала ресурсное дело, потом — отжирающее ресурс.
- С утра работа, после обеда — личные цели.
- С утра важное, после обеда — второй приоритет.

Еще способ упростить задачу Тактику — составить шаблон (или несколько шаблонов) дня: привязать повторяющиеся дела к конкретным промежуткам времени: абсолютным (с 10:00 до 11:30) либо относительным (по дороге на работу, 2 часа после обеда, перед сном). Если грамотно спланировать такой шаблон, он позволит меньше тратить силы на решение, что когда нужно делать.

Таким образом приоритет задачи (важность и срочность) влияет на отбор задачи в план, но не влияет на ее очередность в плане, потому что это стратегический параметр и Тактик с ним не работает. На очередность задач внутри временного отрезка влияет их трудоемкость: то, сколько времени, сил и ресурсов нужно на выполнение.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Планирование дня: как найти время и силы

Планирование дня — это такое вязнущее на зубах «Н-надо!» из детства. Как зарядка и ранний подъем. Серьезно, вы в детстве составляли распорядок дня? 7:00-7:30 подъем, зарядка, водные процедуры, 7:30-7:45 завтрак… Я составляла, даже в охотку. Иногда получалось следовать — пару дней, а то и пару месяцев (правда, уже не в школе). Кстати, отлично получалось следовать расписанию в больнице и тренировочном спортивном лагере — когда оно было продиктовано извне. Я прямо была уверена, что вернусь и продолжу. Ага, щаз.

▼Скрытый текст⬍

Это нифига не работало — по двум причинам.

Первая. Планирование — элементарнейший механизм, у которого на выходе должен получаться список дел, распределенный по временной сетке. Вопрос — что давать на вход. Я довольно скармливала своему Тактику мешанину из всяких «это давно висит, это завтра сдавать, это не хочу, но полезно, это вредно, но очень хочется, это полезно, но мама заругает, а вот это хочет мама, а про это написано, что помогает». Неаппетитный компот, но главное — чтобы разобрать его по уму, с учетом целей и приоритетов, нужно было каждый день включать тяжелую артиллерию в виде медленного мозга. Который мало того, что работает зверски медленно, так еще и силы выжирает.
Вторая, выходящая из первой: когда планировать? Утром, когда и так нет времени и совсем не хочется терять очевидные полчаса сна ради неочевидной пользы плана? Или вечером, когда и так хочется только чаю и упасть перед ненапряжным сериалом? А если мозг не включать, то получалась гладенькая отписка из того, что «положено хотеть», про которую я вспоминала только на следующий день. Не очень приятно вспомнить про план и выяснить, что не сделала и половины. Я была молодая и глупая, поэтому била себя по голове, удваивала (а потом утраивала, да-да) «урок» на следующий день и доводила себя до полного отвращения к планам любого вида и калибра.

Логичный вывод — не планировать вообще. Свобода, спонтанность и вообще доверяй своему бессознательному, как говаривал Милтон Эриксон. Тем более, что есть система «Автофокус» (https://holywarsoo.net/viewtopic.php?pi … 0#p6036130), которая примерно под это и заточена.

Я долго не могла понять, почему этот подход не работает, пока не наткнулась на материал про ловушку дефицитарного мышления (писала про нее тут). Напомню: если не включать голову, то мы объявляем приоритетными не объективно важные (продвигающие к поставленным целям и работающие на ценности) и срочные (с учетом дедлайна и трудоемкости) задачи, а те, что не вызывают тревоги и страха облажаться. Как в «Дне радио»: с Минобороны мы ничего сделать не можем, а пуговицу найти можем. Значит, ищем пуговицу. Дела, вызывающие тревогу, будут откладываться до последнего, а если к этому делу еще и подступиться страшно, то кранты. Мозг будет делать все, чтобы его не замечать.

Где-то здесь начинается прокрастинация, правда? В блоге Даши Шишко (https://www.facebook.com/photo.php?fbid … 956&type=3) приводится пример: чайка, сидящая на яйцах, при приближении человека не может выбрать между позывами «бежать» и «защищать гнездо» и начинает чистить перья. Если в голове есть дела, которые мозг воспринимает как угрозу, Тактик будет инстинктивно «чистить перья». А Исполнитель — залипать в приятных делах,
забывая про неприятные, ведь границы и сроки ему никто не поставил. Долгосрочные планы? Не, не слышали. Замечательная спонтанность…

Тогда что делать?

Планировать. Но снижать нагрузку.

Во-первых, подготовить материал «на вход». Все, что можно обдумать заранее, обдумать заранее — включая цели, проекты, приоритеты и прочее. На вход планировщика должен поступать список задач, ранжированный по важности/срочности и отобранный под планирование на конкретный отрезок времени: день, а лучше — неделю. Это позволит включать Стратега на полную катушку раз в неделю: он ударно поработает пару часов, а потом пару раз в день будет только приоткрывать один глаз, чтобы убедиться, что все в порядке.

Во-вторых… вы не поверите, но составить расписание дня. Вернее, типовой шаблон (или несколько, если нужно), где будет уже забито время для повторяющихся задач: в абсолютных величинах (с 10:00 по 11:30) либо относительных (по дороге на работу, два часа после обеда, за полчаса до сна).

Тогда Тактику раз в день останется собрать достаточно простой конструктор из разовых задач. Он уже не будет заморачиваться их приоритетом и не наделает ошибок. Ему надо просто распихать в пустые места шаблона элементарные задачи, подготовленные Стратегом. Совсем в идеале он при этом руководствуется набором простых подготовленных заранее эвристик. Каких — уже вопрос как лично вам удобно с учетом циркадного ритма, повестки, самочувствия и прочего. Например:
- Поровну дел по разным надпроектам.
- Один день один проект, другой — другой.
- Сначала «лягушка».
- Сначала ресурсное дело, потом — отжирающее ресурс.
- С утра работа, после обеда — личные цели.
- С утра важное, после обеда — второй приоритет.

Итого. Планирование — это трудоемкий процесс, но оно парадоксально экономит силы в долгой перспективе, потому что позволит не тратить их на постоянные решения «что делать дальше». Чтобы облегчить ежедневное планирование, нужно составить один или несколько типовых шаблонов дня для повторяющихся дел и раз в семь дней разбудить Стратега и ударно спланировать неделю.

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

ТС, спасибо за постики!
Можно уже собирать их в ПДФку альфа-версии книги "проблемы современного тайменеджмента" ну или с кликбейтным названием "тайменеджмент не работает и вооооот почему".

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

ТС, спасибо за постики!
Можно уже собирать их в ПДФку альфа-версии книги "проблемы современного тайменеджмента" ну или с кликбейтным названием "тайменеджмент не работает и вооооот почему".

Спасибо.) Собственно, я бложек на инстаграме хочу запустить примерно с таким названием.)

Отредактировано (2020-08-26 10:41:52)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Бонд и Фигаро

Хотела написать про планирование дня, но вышло лирическое отступление. И оно, возможно, важнее конкретных приемов, но тема зверски триггерная. Если честно, постить сыкотно.

▼Скрытый текст⬍

Одна из частых причин «неработающего» планирования — непредсказуемость. Маленький ребенок, постоянные мелкие задачи по работе, разъезды и зависимость от трафика. Скажу сразу, я из «застревающих», которых внезапная смена планов может здорово выбить из колеи, поэтому я стараюсь, чтобы планы не менялись, а их возможная смена не была внезапной. При этом моя жизнь (сейчас) достаточно стабильна, поэтому все нижесказанное можете отмести с формулировкой «сытый голодного не разумеет». Мне сейчас придется поднять очень болезненную и трудную тему. Даю карт-бланш на высказывания про «белое пальто» и «пусть едят пирожные». Но вдруг вам все-таки пригодится моя мысль. Она, кстати, очень простая: непредсказуемость сама по себе планированию не помеха. Помеха в голове.

Рассмотрим двух персонажек. Назовем их Джейн Бонд и Пьеретта Фигаро (совпадения случайны, несовпадения тоже). Девиз Бонд — «Готова ко всему». Девиз Фигаро — «Свобода, спонтанность и импровизация». И Бонд, и Фигаро сталкиваются с непредвиденными обстоятельствами, но реагируют на них по-разному.

Бонд подчиняет свою жизнь распорядку, но знает, что в любой момент ее могут разбудить в четыре часа ночи и сказать: «Самолет через полчаса, вы отправляетесь на Северный полюс, инструкции получите в дороге». Тогда она достанет протокол «Срочный вызов», согласно протоколу законсервирует или делегирует текущие дела, соберет дежурный чемодан по списку «Полярный 2а», по дороге на секретный аэродром отменит ложу в театре на вторник и свидание на среду и будет на месте за пять минут до отлета, чтобы лично убедиться в отсутствии диверсий.

Фигаро с самого утра погружается в суматоху дел:
Днем я и ночью вечно в занятьях,
Все меня ждут и зовут вперебой:
— Кашу не буду! — Где ключ? — Без понятия!
Кот в туалете насрал под трубой...
— Где мои брюки и синяя папка?
— Мам, ты доклеила дом по труду?
— Мямя, пи-пи! — Я без куртки, там жарко!
— Папка! — На стуле! — Никак не найду!
Младший обкакался, старшего в школу,
Бабушка, где ты?! Начальник тупой...
Что же быть может лучше, приятней
И благороднее жизни такой!

Фигаро здесь, Фигаро там, Фигаро вверх, Фигаро вниз. Ни присесть ни охнуть, какое уж тут планирование. Оно в таком режиме просто не работает!

Бонд не «хорошая». Фигаро не «плохая». Они вообще могут жить в одной голове и брать верх по очереди.

Бонд отличается от Фигаро не тем, что работает на свои цели, а не на чужие. Не тем, что держит в запасе готовые схемы, чек-листы и протоколы, планы A, B и C, арсенал полезных приемов и инструментов, телефоны такси, клининга и доставки еды. Не тем, что ей повезло с мамой, мужем, детьми и начальством. Бывает очень по-разному.

Бонд умеет не врать себе.

Бонд знает, чего хочет. Фигаро может думать, что хочет зеркало в коридоре, а на самом деле хочет жаловаться на мужа, который третий год не может повесить зеркало. Она думает, что хочет отделаться от ненавистной бумажной волокиты на работе, а на самом деле хочет быть незаменимой и путает документооборот как можно сильнее.

Бонд знает, какими ресурсами располагает. Фигаро их демонстративно не считает (нам хватает, мы не крохоборы, у нас все общее, я не буду у детей каждый кусок во рту считать), боясь осознания, что муж тратит деньги и силы на себя, свой рост и отдых, а она — на хозяйство и детей.

Если муж не ест разогретое и демонстративно давится колбасой при кастрюле борща в холодильнике, а свекровь считает, что стирать надо только руками, Фигаро встанет на уши, пытаясь всем угодить, и будет жаловаться подружкам в интернете. Бонд будет решать не проблему "как успевать готовить", а "как защитить свои границы".

Если муж и дети язвят и саботируют попытки похудеть/выучить язык/планировать бюджет, Фигаро опускает руки и жалуется подружкам, что диета не работает. Бонд решает проблему с учетом всех обстоятельств.

Бонд старается автоматизировать и делегировать повторяющиеся действия с низкой отдачей. Она не будет брать работу на выходные, чтобы выглядеть отличницей перед начальством, купит готовую еду и отнесет вещи в прачечную, если сломалась стиралка. Она знает, на кого из друзей и близких можно положиться, а кто недоговороспособен. Она будет решать проблему отношений с абьюзивным мужем, гиперопекающей мамой, доведенными до невроза детьми и собственным расстройством пищевого поведения, не закрывая на них глаза. Да, начинать надо было десять лет назад. Да, результат будет только через десять лет, а вкладываться надо сейчас. Но десять лет пройдут в любом случае.

Бонд планирует оптимальный путь до цели – или хотя бы ближайшей вехи, с которой можно будет спланировать маршрут дальше. Фигаро планирует не дальше следующего шага и будет делать все, чтобы ситуация не менялась: ей и так тяжело, а попытка что-то поменять отожрет драгоценный ресурс и переведет ее в треугольнике Карпмана из выгодной позиции жертвы в агрессоры.

Системно Бонд в выигрыше, а Фигаро скатывается в яму низкого ресурса – но для того, чтобы это понять, нужно стратегическое мышление, а для него нужен ресурс, а у Фигаро его нет. Поэтому Бонд покупает упаковку из 8 рулонов туалетной бумаги за 54 гривны, а Фигаро – один рулон за 9: экономит.

И поэтому Бонд с девятью детьми живет по четкому расписанию и находит время для отдыха и хобби, а Фигаро с двумя сбивается с ног и говорит, что для женщины не работает никакой тайм-менеджмент.

Я не знаю, как выстраивать границы с саботирующими родственниками. Не знаю, как осаживать зарвавшихся начальников. Ни за что не буду давать советы и ставить диагнозы по конкретным ситуациям. Но я знаю, что первый шаг к любой цели – это перестать себе врать. И поставить перед собой задачу не «объяснить, почему планирование для меня не работает», а «найти способ планировать в моей ситуации».

Отредактировано (2020-09-08 17:39:46)

Анон

Re: [левел-ап] Гура тайменыжмынта

Непредсказуемость: отмазка или задача?

Снова о непредсказуемости как о главной отмазке от этого вашего (нашего) планирования. Я хотела про непредсказуемость и спонтанность одним постиком быстро написать, а начала копать — и поняла, что тут бездна. Так что будет долго.

▼Скрытый текст⬍

Непредсказуемость — это комплекс разноплановых проблем, которые объединяют две черты: их не учитывает предварительный прогноз дня и при этом они мешают следовать составленному графику и выполнять задачи, запланированные на день. То есть, э-э-э... выходит, что планировать не получается, потому что есть проблемы, которые мешают планировать. Прежде чем принимать в связи с «непредсказуемым» днем любые решения, стоит разобраться, что именно мешает. Может, эти проблемы проще решить, чем мучиться?

Дисклеймер. Я тут исхожу из того, что планировать день вам нужно. Что у вас есть ценности, которые проявляются в целях, которых хочется достичь, получив результат или состояние. И для этого нужны конкретные действия, которые надо как-то упихать в сетку дня. Потому что если нет, то чего я тут распинаюсь-то.

ОТКУДА БЕРЕТСЯ НЕПРЕДСКАЗУЕМОСТЬ

- Ошибки прогнозирования. Думала, задача займет полчаса, а провозилась два. Думала сегодня закончить — оказалось, нужная контора откроется только послезавтра, а нотариальный перевод делается 10 рабочих дней. Хотела пойти в красном платье — оказалось, оно мало, с дыркой, неглаженное. Нет навыка планировать, новая задача, новые обстоятельства — и план слетает.

- Форс-мажор. Планировали приехать в Винницу в семь и полюбоваться поющим фонтаном, но поезд сломался и простоял в чистом поле больше двух часов. На шоу не успели. Хотела отправить заказчику скан подписанного инвойса, но принтер внезапно умер, а карантин не позволяет выйти на улицу. Хотела взять интересный и денежный проект — но внезапный перитонит, скорая, неделя в больнице. Хотели съездить во Францию, но ковид. Оно случается.

- Ожидаемые неожиданности. В доме кот. Кот срет. Периодически мимо лотка. В доме маленький ребенок. Все, что может быть вылито, высыпано и опрокинуто, будет вылито, высыпано и опрокинуто. На кухне плита и духовка. Время от времени будут ожоги. На улице погода. От нее бывают сопли, солнечные ожоги и грязь. Неожиданности? Да, но повторяющиеся. (Подсказка: это значит, что тут уже можно что-то сделать.)

- Люди и их требования. О-о-о-о, это бездна в бездне... Давайте так. Орущий месячный младенец, тоддлер-двухлетка, девочка на «холодном обзвоне» из банка и свидетели Иеговы, звонящие в дверь, — это тоже люди, но мы сейчас не о них: маленькие дети недоговороспособны, а свидетелю Иеговы все равно, в какую квартиру звонить. Эти случаи — «ожидаемые неожиданности». А люди — это дееспособные люди в здравом уме и твердой памяти, которым что-то нужно лично от вас. Причем внезапно и в самый неудобный момент. Это когда вам бы поработать пару часиков, но коллеге срочно нужно показать, как запускается программа, мужу — найти носки, ребенку — поставить мультик, а свекрови — собрать огурцы на даче. Отсутствие договоренности. Или проламывание границ. Или, того хуже, саботаж. Саботаж — это когда мужу нужны носки не просто так, а каждый раз, когда вы присели отдохнуть или поработать. Когда ребенок, спокойно рисовавший в углу, начинает носиться вокруг с воплями ровно когда вы берете в руки телефон. В результате — невозможно сосредоточиться, невозможно контролировать свои ресурсы, а ожидание, что тебя вот-вот дернут, не дает возможности расслабиться даже в тихое время.

Вопрос: «Что делать, если у меня совершенно непредсказуемый день?» — одновременно усложнился и упростился, да? У нас четыре группы проблем. Ну, на самом деле три, потому что форс-мажоры просто бывают: пропишем их в договоре и не будем пытаться контролировать неконтролируемое (тоже полезный навык). Как решать — дело, в общем-то десятое и индивидуальное (я напишу свои соображения позже, но не факт, что вам именно мои советы подойдут). Главное, что «непредсказуемый день» — это не отмазка, а набор конкретных препятствий. Вы в состоянии их увидеть. И дальше это уже будет ваш сознательный выбор: забить на них либо начать думать, как добиться своего в предложенных условиях.